Bruk rapporter og håndter deltakeropplysninger

Bruk rapportene til oppfølging

Rapporter hjelper virksomhetens administrator med å følge tildeling, fullføring og forfalt arbeid. Sammenhold rapporten med oppgavens målgruppe, frist og leveringsstatus før du avgjør hvem som trenger oppfølging. En akseptert invitasjon og en fullført leksjon er forskjellige hendelser.

Forfalt arbeid utelater utkast, fullførte oppgaver, inaktive deltakere og trukket deltakelse. Endret målgruppe eller status kan derfor endre hvilke tall som inngår. Rapporten viser registrert tilstand; den beviser ikke fremtidig atferd eller at virksomheten oppfyller en bestemt standard.

Eksporter og tolk grupperte resultater

1. Åpne Rapporter og velg Eksporter rapport. Dette laster ned en CSV gruppert etter avdeling, med tall for gjennomføring og forfalt arbeid.
2. Kontroller gruppering og rapporttidspunkt før filer fra ulike datoer sammenlignes. Behold originaleksporten hvis du trenger dokumentasjonsspor.
3. Grupper med færre enn fem aktive deltakere skjermes i grupperte eksporter. Et skjermet resultat betyr ikke null aktivitet eller ingen risiko.
4. Lagre eksportfiler på virksomhetens godkjente sted, begrens tilgangen og følg avtalt lagringsrutine. En nedlastet fil er utenfor Vardes slettekontroller.

Forstå hvem som kan se hva

Virksomhetens administrator kan se deltakernes identitet og gjennomføring. Administratortilstand, rapporter og læringsrelaterte revisjonsdetaljer utelater individuelle poengsummer. Rapporteringen er ikke anonym.

Deltakeren ser sitt eget resultat gjennom en privat tilgangslenke. Alle som har lenken, kan åpne resultatet og sende inn svar, også en administrator som henter lenken. Ikke lov ansatte at administratorer teknisk sett er ute av stand til å se poengsummer. Hold leksjonslenker utenfor delte dokumenter, skjermbilder og supportsaker.

Håndter endret deltakelse og fjerning

Bruk Deltakere til å registrere inaktive ansatte og trukket deltakelse før ny opplæring startes. Fjerning av en deltaker ugyldiggjør leksjonslenkene, sletter tilknyttede tildelinger og sladder lagret invitasjonsinnhold. Gjennomgå konsekvensene før en person fjernes bare for å rette adresse eller avdeling.

Fjerning av aktive data beviser ikke i seg selv sletting fra alle sikkerhetskopier, revisjonsposter eller tidligere eksportfiler. Avtal lagring og gjenoppretting med operatøren og virksomhetens dataansvarlige. Følg virksomhetens prosess for innsyn, retting og sletting.

Avtal virksomhetens rapporteringsregler

• Fortell deltakerne hvorfor opplæringen gis, hvem som har tilgang til opplysninger og hvor spørsmål kan tas opp.
• Begrens rapportmottakere til dem som trenger opplysningene til avtalt formål.
• Velg en oppfølgingsrytme og definer hvem som håndterer leveringsfeil og forfalte oppgaver.
• Avtal lagringstid, håndtering av eksport og operatørens sikkerhetskopiering før bredere utrulling. Automatiske eksterne sikkerhetskopier inngår ikke i dagens pilotordning.